ペーパーレスには、どんなメリットがあるのか？

ペーパーレスとは、紙面ではなくデータで情報の管理・活用をおこなう状態をいいます。

これまで、作成後にプリントアウトしファイリングしていた資料を、これからは作成した段階でデータ保管したり、紙面の資料をスキャンしてデータで保管できるようになりました。

一方で、ペーパーレスが進んでいないことにも「紙で提出する文化」「オペレーション変更にともなうストレス」といった理由があるようです。

ペーパーレス化することによるメリットとして、下記のようなことが挙げられます。

・業務の効率化
・コスト削減
・環境問題への取り組みによる企業イメージ向上
・セキュリティ強化
・働き方改革

具体的には、どこでもリアルタイムで情報共有が可能になったり、印刷・郵送・破棄コストの削減、森林伐採の減少、置き忘れや紛失による情報漏洩の防止に繋がります。

一方で、デメリットは下記のとおりです。

・ITリテラシーが必要
・視認性の低下
・システム導入によるコストがかかる
・システムに不具合が起こる

これらのデメリットに対しては、ペーパーレスの目的の共有やメリットを伝えることで、緩和できるでしょう。どの業務をデータ化するのか範囲を決め、スモールスタートで取り組むことも有効だと言えます。

ウエディング業界においても、紙ベースのお打ち合わせをおこなっているケースもあるかと思いますが、メールでのやり取りやオンラインでの面談を希望されるお二人の場合などには、データでの共有が効率的だと考えられます！

では、どのように進めていくのがいいのでしょうか？

まずは、現状把握として何を紙面で管理しているのか把握し、データにすることで業務の簡略化になるのか洗い出していく必要があります。ペーパーレスにすることによる影響を、コスト・時間・効率の多角的な側面から見直していきましょう。

ペーパーレスは、オフィスからありとあらゆる紙面資料を取り除くことが目的ではありません。必要性とデメリットを理解したうえで、紙面とデータを併用して会社全体が力をかけるべきところに注力できるといいですね！

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